Wenn Ihr Arbeitgeber Sie für einen Sprachkurs in Italien freistellt, ist das eine individuelle Entscheidung von ihm. Da dies dann eine Verabredung außerhalb des BU-Gestzes ist, gibt es dafür auch keine feste Form. Ich würde Ihnen aber vor einer festen Buchung empfehlen, eine schriftliche Einwilligung Ihres Arbeitgebers einzuholen.